Na papierze tylko do 14 marca

21 lutego 2018 roku została opublikowana w Dzienniku Ustaw (poz. 398) ustawa z dnia 26 stycznia 2018 roku o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw. Ustawa ta zmienia m.in. zasady składania sprawozdań finansowych do KRS, które to zmiany zaczną obowiązywać już za chwilę.

Zgodnie z art. 19e znowelizowanej ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym od dnia 15 marca 2018 roku składanie sprawozdań finansowych do KRS nie będzie już mogło odbywać się w formie pisemnej. Od tej daty złożenie dokumentów finansowych do KRS następować będzie przez zgłoszenie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, który zostanie udostępniony przez Ministerstwo Sprawiedliwości od 15 marca br.

Sprawozdania finansowe za rok 2017, składane w okresie pomiędzy 15 marca a 30 września 2018 roku mogą być sporządzane jeszcze w formie tradycyjnej (na piśmie) i złożone do repozytorium dokumentów finansowych w formie skanu (ar. 38 ustawy). W tym celu po sporządzeniu sprawozdania i podpisaniu go w sposób tradycyjny zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, należy zrobić jego skan, skan ten podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP (przy czym skan musi być podpisany przez co najmniej jedną osobę fizyczną, której PESEL jest ujawniony w KRS, a która jest członkiem zarządu spółki kapitałowej, wspólnikiem uprawnionym do reprezentowania spółki osobowej lub likwidatorem). Taki podpisany w wyżej wskazany sposób skan składa się do repozytorium dokumentów finansowych.

Taka forma składania sprawozdań dopuszczalna jest w okresie pomiędzy 15 marca 2018 roku a 30 września 2018 roku. Po tej dacie, tj. od 1 października 2018 roku wejdzie w życie obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych wyłącznie elektronicznie i podpisywania ich kwalifikowanym podpisem lub zaufanym profilem ePUAP (do tego dnia sprawozdania mogą być podpisywane ręcznie, natomiast kwalifikowanym podpisem lub zaufanym profilem ePUAP muszą być podpisywane skany przesyłane do KRS).

Jako, że sprawozdania finansowe, czy to sporządzane tylko w formie elektronicznej (w formie pliku JPK), czy też skanowane – muszą być podpisane przez członka zarządu spółki, którego PESEL widnieje w KRS, w przypadku, gdy w zarządzie spółki znajdują się jedynie obcokrajowcy, nie posiadający numeru PESEL, trzeba będzie przynajmniej dla jednego takiego członka zarządu (ew. likwidatora spółki) uzyskać uprzednio numer PESEL.

Od 1 października 2018 roku obowiązek sporządzania sprawozdań z badania w formie elektronicznej oraz podpisywania ich kwalifikowanym podpisem obejmie także biegłych rewidentów (audytorów).